Собрали примеры автоматизации, которые окупаются у малого и среднего бизнеса: по отделам, с ИИ и из реальных проектов — с цифрами, а не обещаниями. В конце — как выбрать первый процесс для автоматизации.
Опубликовано 9 мин чтения
Коротко
Типичные примеры автоматизации бизнес-процессов: заявки с сайта и из мессенджеров сами попадают в CRM, бот записывает клиентов и напоминает о визите, счета и акты собираются по шаблону, цены конкурентов и данные из реестров собираются по расписанию, а отчёт приходит руководителю утром без ручной сборки. Ниже — разбор по отделам и шесть реальных кейсов с цифрами.
Примеры автоматизации по отделам: было и стало
В каждом отделе есть процессы, которые повторяются десятки раз в день. Вот как они выглядят до и после автоматизации.
Отдел
Было
Стало
Продажи
заявки приходят в почту, Telegram и WhatsApp, менеджер переносит их в таблицу, часть теряется
все заявки сами создают сделку в CRM, менеджер получает уведомление, клиент — подтверждение
Запись клиентов
администратор отвечает в мессенджере и вручную сверяет расписание
бот показывает свободное время, записывает и напоминает о визите за сутки
Поддержка
операторы по сто раз в день отвечают про сроки, цены и статус заказа
типовые вопросы закрывает бот по базе знаний, оператор получает только сложные
Документы
договор и счёт собирают вручную по старому файлу, копируя реквизиты
документ собирается по шаблону из данных CRM за минуту
Бухгалтерия
оплаты сверяют с выпиской глазами раз в неделю
оплата из банка автоматически отмечает счёт оплаченным
Закупки и склад
остатки проверяют, когда товар уже кончился
при снижении остатка до порога формируется заявка поставщику
Маркетинг
отзывы и упоминания ищут вручную на площадках
система собирает отзывы по расписанию и присылает новые
Руководитель
отчёт собирают полдня из выгрузок CRM, рекламы и таблиц
сводка с ключевыми цифрами приходит каждое утро в мессенджер
Самый частый первый шаг — продажи: как собрать заявки в одну систему и перестать их терять, разобрали в статье «Автоматизация обработки заявок».
Примеры автоматизации с ИИ
Нейросети добавили к автоматизации то, что раньше требовало человека: понять текст, документ или голос. Вот примеры использования ИИ в бизнесе, которые уже стали обычными.
Разбор входящих писем
ИИ читает письмо, определяет, что нужно клиенту, и заводит заявку с нужными полями. Человек проверяет, а не печатает.
Данные из сканов
Из фото счёта или договора ИИ достаёт реквизиты, суммы и даты и сверяет их с CRM или учётной системой.
Ответы по базе знаний
Сотрудник или клиент спрашивает своими словами, ИИ отвечает по регламентам и прайсу со ссылкой на источник.
Сводка звонков и переписки
После разговора ИИ пишет краткое резюме и следующий шаг в карточку клиента.
Тексты по шаблону и фактам
Карточки товаров, описания услуг, ответы на отзывы — черновик готовит ИИ, человек правит.
Мониторинг рынка
ИИ отбирает из новостей, тендеров и сайтов конкурентов только то, что важно для компании.
Когда таких шагов много и они связаны между собой, их удобно отдать ИИ-агенту, который проходит всю цепочку сам. Что это такое — в статье «ИИ-агент простыми словами».
Шесть кейсов из реальных проектов
Эти решения работают прямо сейчас — у наших клиентов и в наших проектах. Цифры — из аналитики этих сайтов, без округления вверх.
Прованс Делюкс — апартаменты в Архызе
Регистрация гостей без переписывания паспортов
0паспортов, которые нужно переписывать вручную
1 файлвыгрузки для уведомления МВД
БылоО каждом заселившемся госте нужно уведомить МВД. Администратор переписывал паспортные данные руками — долго и с риском опечатки в номере или адресе.
СделалиГость заполняет анкету с телефона и фотографирует документ, данные распознаются и попадают в базу. Адрес разбирается по элементам, индекс подставляется сам. Администратор проверяет анкету и выгружает готовый файл для уведомления.
БылоГидромассаж, аэромассаж и водопад в бассейне платные. Чтобы их включить, гостю нужно было найти администратора, оплатить и ждать.
СделалиГость выбирает аттракцион на странице бассейна и платит картой. После подтверждения оплаты сайт сам запускает сценарий умного дома — аттракцион включается на оплаченное время.
БылоГостей нужно было привлекать не только платной рекламой: каждый клик стоит денег, а люди ищут жильё и досуг в Архызе и в обычном поиске.
СделалиНовый сайт собран по поисковому спросу: страницы удобств, досуга и маршрутов по Архызу, цены и условия, отзывы. Скорость и доступность доведены до зелёной зоны PageSpeed.
Реклама, которая учится на звонках, а не на кликах
3кампании на одной целевой метрике
1 цельвместо десятка «кликов»
БылоРеклама приводила людей, но было непонятно, какие клики заканчиваются звонком и бронью, а какие просто съедают бюджет.
СделалиКнопка звонка у каждой брони, цель «осознанный звонок» в Метрике, потолок цены клика из экономики брони. Кампании оптимизируются на целевое действие, бюджет распределён по этапам сезона.
БылоТысячи продуктов и рецептов нужно разложить так, чтобы человек быстро нашёл нужное, а поисковик — каждую страницу.
СделалиКаталог продуктов и рецептов с пошаговыми фото, подбор рецептов по тому, что есть дома, отдельные страницы под каждый поисковый запрос. Новые страницы выходят по единому стандарту и проверке фактов.
5разделов для пациентов: документы, врачи, цены, правила, сведения о клинике
1структура: услуга → цена → врач → запись
БылоСайт медицинской организации обязан показывать лицензию, сведения о врачах и документы, а пациенту нужно быстро понять цену и записаться.
СделалиУслуги с ценами, карточки врачей, документы и запись на приём — в одной понятной структуре, оформленной по требованиям к сайтам медицинских организаций.
Если посмотреть на примеры выше, у всех удачных автоматизаций одни и те же черты. Это хороший фильтр, чтобы понять, стоит ли браться за ваш процесс.
Процесс повторяется часто — каждый день или каждую неделю, а не раз в квартал.
Есть понятные правила — даже если в них много исключений, их можно описать.
Ошибка или задержка стоят денег — потерянная заявка, неоплаченный счёт, пропущенный визит.
Начали с малого — один процесс, а не «автоматизировать всю компанию».
Человек остался в контуре — проверяет спорные случаи и видит, что делает система.
Как выбрать первый процесс для автоматизации
Выпишите пять-семь процессов, которые раздражают больше всего, и оцените каждый по пяти вопросам. Первым автоматизируйте тот, у которого больше всего «да».
Вопрос
Почему важно
Повторяется хотя бы несколько раз в неделю?
чем чаще процесс, тем быстрее окупается автоматизация
Забирает больше часа в неделю у кого-то в команде?
сэкономленные часы — главный источник окупаемости
Ошибка в нём стоит денег или клиента?
автоматизация снижает число ошибок, а не только время
Данные для него уже есть в CRM, таблицах или почте?
не придётся сначала наводить порядок в данных
Можно описать его словами за десять минут?
если нельзя — процесс сначала нужно упростить
С выбранным процессом можно прийти к нам: разберём, как его автоматизировать и во сколько это обойдётся. Об этапах и ценах — на главной странице.
Частые вопросы
Оптимизация бизнес-процессов — это наведение порядка в самом процессе: убрать лишние шаги и согласования, распределить ответственность. Автоматизация — передача оставшихся шагов программе. Правильный порядок — сначала оптимизировать, потом автоматизировать, иначе программа будет быстро повторять лишнюю работу.
Простые процессы можно автоматизировать без программиста — в конструкторах ботов и сервисах интеграций, где связи между программами собираются из готовых блоков. Программист нужен, когда готовых блоков не хватает: своя логика, нестандартная система, работа с документами или большие объёмы данных.
Нет, для автоматизации одного процесса дорогая система обычно не нужна. Часто достаточно связать то, чем компания уже пользуется: CRM, таблицы, мессенджер и сайт. Большую систему стоит рассматривать, когда процессов много и они пересекаются между отделами.
Срок окупаемости автоматизации считают до старта: сэкономленные часы в месяц умножают на стоимость часа сотрудника и сравнивают с ценой решения и поддержки. Например, если процесс забирает два часа в день, а решение стоит как месяц работы сотрудника, оно окупится примерно за четыре месяца.
Опишите процесс, который отнимает время, или задачу, которую давно откладываете. В ответ — разбор: что можно автоматизировать, как и сколько это будет стоить. Разговор ни к чему не обязывает.
